【管理】学習のためのオススメ時間管理!(その2)ポモドーロ・テクニックの6つのステップ

昨日のBLOGでは、オススメ時間管理(その1)として「ポモドーロ・テクニック」について紹介・解説をさせてもらいました。
これは、以前のBLOG記事「トップ3に入るための勉強は、段取り八分!」等、一連の記事を具体的に示したものになるので、以前の記事も参照してもらえると嬉しいです。

と言うことで、今日は前回のつづきから解説します!
前回の最後は以下の記事でした。

ポモドーロ・テクニックの具体的な手順=6つのステップ!

ステップ1:実行するタスクを決める。
ステップ2:タイマーを25分に設定。
ステップ3:タイマーが鳴るまでタスクを行う。
ステップ4:タイマーが鳴ったら作業を終了する。

    「今日やること」シートにチェックマークを付ける。
ステップ5:5分間の休憩を取る=脳を休ませる。
    深呼吸したり、コーヒーを飲むなど、仕事とは関係のないことをする。
ステップ6:ポモドーロを4回した後に長い休憩(20〜30分)を取る。
    次のポモドーロで新しいタスクができるように完全に脳を休ませる。

それでは、具体例をまじえて解説しますね!

ステップ1:実行するタスクを決める。

ここでは、やらなくてはいけないタスクを眼前に書き出すことから始めます。一般的には「To Do List」のようなものと考えてください。これらを「今日やることシート」に書き出した後、実行に移すタスクの決定に入ります。いわゆる優先順位緊急性を要するものや重要案件などを見定めるということです。
例えば、僕は朝一デスク上でA5版のペーパーに書き出したり、ポストイットに書いて優先順位を決定したりしています。

ステップ2:タイマーを25分に設定。

やるべきタスクが決定したら(ステップ1)、ポモドーロ・タイマーを25分に設定します。「25分は1ポモドーロ」であり、このテクニックの絶対に守るべき最小単位です。
もし、タスク実行中に他のことを始めたり、急用が入ったりして、1度中断を余儀なくされる場合には、これを済ませてから再度新しいポモドーロに取り掛かるようにします。もちろん中断した分のポモドーロはカウントしません
例えば、僕は「Focus To-Do:ポモドーロ技術 & タスク管理」「TaskTimer」というアプリを使ってます。もちろん、スマホのタイマーやカウントダウン機能でもOKです!



ステップ3:タイマーが鳴るまでタスクを行う。

ここで大切なことは「集中力」です。たった25分と侮るなかれ!きっと、あなたも10分くらい経過すると、何かの誘惑が襲ってきますよ…いやいや、マルチ・タスクで乗り切るなんて考えるかも知れませんが、そもそもこのテクニックはその点を超修正するためのもの!誘惑に弱いあなたの精神力も磨いてくれます。とにかく、タイマーが鳴るまでタスクに集中することを心掛けてください。
例えば、あなたへの誘惑の魔の手の一番手は「スマホ」です。とにかく、スマホは視界に入る場所から消し去ることをオススメします…なかなかできませんが(笑)
スマホの魔の手については後日詳細に書きたいと思っています。

ステップ4:タイマーが鳴ったら作業を終了する。

25分間、集中できましたか?なかなか慣れるまでに時間が必要かも知れませんが、きっとなれますよ!習慣化すると、これ以外ではやれない自分ができあがります(笑)
タイマーの音とともに、ステップ1で作成した「今日やること」シートにチェックマークを付けます。これで1ポモドーロ完成です。
ちなみに、僕は「Trello」というタスク管理ソフトも併用しています。Trelloを用いたタスク管理術についても、そのうちBLOGに書きたいと思っています。

ステップ5:5分間の休憩を取る=脳を休ませる。

この後は5分間休憩します。できれば、深呼吸したり、コーヒーを飲むなど、仕事とは関係のないことをすることをオススメします。流行りの瞑想なんかもいいですよ。職場ではちょっと難しいと考えたあなたには、目を軽く閉じて頭の中を空っぽにするイメージに取り組むことで代用できます。是非、やってみてください。
ちなみに、僕はデスクから離れ、職場である学内を1周するwalkingをすることにしています。約400歩ほど稼いで、運動不足解消の一助にこの5分間を使っています。

ステップ6:ポモドーロを4回した後に長い休憩(20〜30分)を取る。

シリロ氏が提唱するテクニックの基本では、ステップ4とステップ5を繰り返し4ポモドーロ後に少し長い休憩を取ることになります。次のポモドーロで新しいタスクに取り組めるように完全に脳を休ませるわけです。このとき、もちろん完全に脳を休ませるわけにはいかない人もたくさんいらっしゃると思うので、休ませるというイメージで行動してもらえればと思います。このステップで完了となります。
例えば、僕は教員でタスクの間に「授業」が入ります。前日までには準備は整えていますが、授業前の90分(3ポモドーロ)は、授業のシミュレーションをすることにしています。もちろん、授業も25分+5分の30分×3の90分を心掛けていますよ!

また、以下のように設定している人もいます。

S1:全タスクを洗い出す
S2:達成したいタスクを選ぶ
S3:達成するのに何ポモドーロかかるかの予想を立てる
S4:25分間を測り、時間がくるまでタスクに集中する
S5:5分間の休憩をとる
S6:ステップ4と5を4回繰り返したら、15~25分程度の休憩をとる

お分かりとは思いますが、テクニックの作法は決まっていますが、さまざまなアレンジをして世界中の人たちがこのテクニックを利用していることがうかがえます。それだけ、柔軟で対応可能なテクニックなのだと思います。
上記した3.達成するのに何ポモドーロかかるかの予想を立てるという項目は、とてもいいなと思います。次のステージとしては、このような予想がきちんと立てられるようになることだと思います。
間違ってはいけないのは、これはテクニックであり、自らを時間に縛り付けるものであってはいけません。時には、同僚の誘いにのったり、アドリブを効かせながら、集中して楽しく仕事できる環境を作りたいものです。

今日も最後まで読んでいただき、どうも有り難うございました。
あなたにとっての「時間管理」と「仕事(タスク)管理」の有益な情報になっていれば嬉しいです。
この記事を読んで良かった!と思われたあなたは、「いいね!」したり、「コメント」などをしていただけるとますます嬉しいです。よろしくお願いします。

【オススメの時間管理アプリ】
・「Focus To-Do:ポモドーロ技術 & タスク管理
・「TaskTimer
【オススメのタスク管理ソフト】
・「Trello

【参考書籍】
・Francesco Cirillo:The Pomodoro Technique : The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work, 2018
・Franceso Cirillo、斎藤裕一(翻訳):どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門(CCCメディアハウス )2019

【オススメBLOG】
Kojini’s Cafe

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